Відділ освіти Косівської районної державної адміністрації

Рекомендації щодо порядку ведення та зберігання особових справ

Особова справа – це сукупність документів, що містять найповніші відомості про біографічні дані працівника, прийняття його на роботу, трудову діяльність в закладі та звільнення з роботи.

Ведення особових справ передбачене статтями 493, 495 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5.

Особові справи обов’язково ведуться на такі категорії працівників:

- керівників (директор, заступники директора, завідувач господарства, завідувач бібліотеки, головний бухгалтер);

- професіоналів (педагогічні працівники, бібліотекар, бухгалтер, економіст, інженер, лікар);

- фахівців (педагогічні працівники з дипломом молодшого спеціаліста, майстер виробничого навчання, лаборант, медична сестра, тренер-викладач);

- технічних службовців (секретар-друкарка, оператор комп’ютерного набору);

- сумісників.

На працівників робітничих професій ведення особових справ не передбачене. Однак практика показує, що наявність особової справи і у цієї категорії працівників, навіть у якомусь скороченому варіанті, полегшує керівникові вирішення кадрових питань.

Згідно Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 особова справа формується з таких документів і орієнтовно в такій послідовності:

- опис документів особової справи;

- особовий листок з обліку кадрів;

- автобіографія;

- копія паспорта;

- копія облікової картки платника податків (окрім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);

- копія свідоцтва про шлюб (для жінок, у яких прізвище у паспорті не співпадає з прізвищем у інших документах);

- копія документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання;

- копія атестаційного листа, свідоцтва про підвищення кваліфікації;

- копія військово-облікового документа (військового квитка, посвідчення про приписку до призовної дільниці);

- копії документів про надані пільги (у разi наявності);

- копія трудової книжки;

- направлення на працевлаштування центру зайнятості;

- витяг із протоколу засiдання конкурсної комiсiї в разі, якщо призначення здійснюється за результатами конкурсу;

- заява про прийняття на роботу;

- наказ (копія) про прийняття на роботу.

Надалі в хронологічному порядку до особової справи за часом надходження додаються: копії наказів про прийняття, переведення, звільнення, копії документів про освіту, підвищення кваліфікації, атестаційні листи, сертифікати, копії актів про зміни біографічних даних, довідки та інші документи. Можуть додаватися копії нагород і відзнак, копії свідоцтв про народження дітей (віком до 18 років), тощо.

Копії наказів про відрядження, стягнення, відпустки, заохочення, зміну прізвища працівника, подання про нагородження, встановлення надбавок і доплат, особову картку працівника типової форми № П-2, посадову інструкцію, особисту медичну книжку до особової справи не включають.

Копії документів, які долучаються до особової справи, засвідчуються в установленому порядку керівником закладу та вносяться до опису документів особової справи, який міститься на початку особової справи.

Копії паспорта громадянина України, документів про освiту, вiйськового квитка тощо перевіряються на вiдповiднiсть оригiналам документів та засвідчуються підписом керівника і печаткою закладу.

Кожна особова справа пiдшивається в окрему папку формату А4, на якiй зазначаються прiзвище, iм’я, по батьковi працівника, порядковий номер особової справи. Особові справи реєструються у журналі облiку особових справ.

Після звільнення працівника його особова справа передається до архіву в порядку, визначеному відповідною інструкцією з діловодства і зберігається 75 років від дати звільнення.

У разі прийняття на роботу особи, яка раніше вже працювала у цьому закладі, рекомендується використовувати сформовану раніше особову справу.

В особовій справі також може бути доповнення до особового листка з обліку кадрів, у якому фіксуються всі зміни, які відбулися з працівником з моменту прийняття на роботу. Потреба у доповнення визначається керівником закладу освіти самостійно.

Особові справи містять важливі відомості про працівника та його трудову діяльність, в тому числі персональні дані, які за режимом доступу є інформацією з обмеженим доступом. Тому у кожному закладі має бути забезпечений захист цих даних. Особові справи працівників мають зберігатися окремо від інших справ у вертикальному положенні у спеціально оснащених сейфах чи металевих шафах, або окремому захищеному приміщенні.